Contratar um assistente virtual pode economizar horas da sua semana de trabalho, mas saber quais tarefas delegar muitas vezes gera dúvidas, independentemente de você estar iniciando ou expandindo um negócio.
A maioria dos assistentes virtuais são profissionais terceirizados ou freelancers, que realizam seus trabalhos em casa e se concentram em tarefas administrativas semelhantes às de um assistente executivo ou secretário.
Com o crescimento do mercado de assistência virtual, o número de profissionais especializados aumentou, tornando mais fácil encontrar alguém que se adapte à sua organização.
Empreendedores podem delegar as mais variadas tarefas para assessores remotos, desde entrar em contato com parceiros e fornecedores, até o envio de cartões de agradecimento a clientes em potencial.
Gosta da ideia, mas não sabe por onde começar? Confira dez tarefas que podem ser delegadas a uma assistente virtual para melhorar os seus negócios.
Contabilidade
Manter o controle das contas e outros assuntos relacionados à contabilidade pode ser uma das coisas mais fáceis de atribuir a um assistente virtual.
Muitas pequenas empresas optam por compartilhar seus sistemas de contabilidade com seus assessores, que podem então acompanhar e resolver tarefas como faturas pendentes ou contas não pagas.
Pode ser necessário compartilhar senhas e informações de contas bancárias com o colaborador, por isso é importante procurar por referências, estabelecer um contrato e priorizar empresas sérias antes de contratar.
Pesquisa online
Você pode facilmente passar tarefas que demandem pesquisas na Internet para assistentes virtuais.
As solicitações mais comuns incluem encontrar informações em sites corporativos, explorar novos produtos e investigar possíveis funcionários, clientes ou contatos comerciais.
Tristen O’Brien, especialista em marketing do eBay, pede a sua assistente para ajudá-lo a encontrar tópicos para blog, bem como, ocasionalmente, revisar seu blog sobre vendas no eBay. “Ela pesquisa o que é tendência e relata para mim”, diz O’Brien.
Registros no banco de dados
Novas informações e contatos acontecem todos os dias no mundo corporativo e manter o banco de dados da empresa atualizado é uma tarefa que exige tempo e pode ser facilmente delegada a outra pessoa.
Seja específico sobre suas necessidades e expectativas e certifique-se de que o assistente virtual tenha feito esse tipo de trabalho antes, para que haja menos espaço para erros.
Muitas informações ainda chegam impressas ou são alteradas constantemente e é preciso que o assessor as insira no banco de dados com precisão para que não se percam ou causem alguma inconveniência.
Apresentações
Transformar dados em uma apresentação de PowerPoint ou dissertar sobre as últimas novidades da empresa em um documento do Word é tarefa de praxe em empresas.
O problema, é que demanda tempo, ainda mais se você não está acostumado com esse tipo de trabalho.
Uma secretária remota costuma ter experiência em organizar apresentações, atas e documentos e pode realizar essa tarefa em menos tempo, com mais precisão, de forma mais aprimorada e profissional.
Gerenciamento de e-mails
E-mails fazem parte da rotina de qualquer escritório e, antes que se perceba, horas do dia são consumidas tentando acompanhar todos.
Para evitar que você perca tempo na sua caixa de entrada, assistentes virtuais filtram seus e-mails mais importantes e respondem outros em seu nome.
Esse gerenciamento de e-mail é fácil de fazer remotamente, mas você precisa fornecer orientações sobre como selecionar e-mails importantes e pedir ao assistente que o copie antes de enviar qualquer resposta, para reduzir o risco de erros.
Tarefas sociais
Assistentes virtuais são uma boa pedida para lidar com tarefas como escrever cartões de aniversários ou enviar notas de agradecimento.
Atividades comuns, principalmente a medida que o negócio cresce e cumprir certas regras de boas maneiras faz parte da estratégia de relacionamento da empresa.
Se o assistente já for responsável por atualizar o banco de dados, fica ainda mais fácil para ele estar a par de datas importantes e enviar a devida mensagem a clientes e parceiros.
Organização de viagens
Organizar viagens é uma necessidade rotineira na vida de muitos executivos, mas que demanda muito tempo.
Assistentes virtuais são um ótimo recurso para encontrar hotéis, reservar passagens aéreas e mapear roteiros de viagem tanto para negócios quanto para lazer.
Também fica a cargo do assessor entrar em contato com a companhia aérea, se necessário, fazer pesquisa por telefone e conseguir o melhor orçamento.
Agendamento
Com muitas ferramentas de agenda e calendário online, os assistentes virtuais estão gerenciando a rotina de compromissos de muitos clientes.
As tarefas incluem lidar com convites de reunião, agendar compromissos com clientes e ajudar a planejar eventos.
Com o auxílio de um assessor qualificado, não é preciso se preocupar em esquecer ou perder algum compromisso importante, uma vez que ele mantém tudo sob controle.
Encontrar oportunidades
Priorizar oportunidades de negócios com boas chances de sucesso é um desafio, mas os assistentes virtuais podem ajudar no processo.
Tanto para encontrar clientes em potenciais, como novos nichos de mercado, é necessário alguém que se dedique a pesquisar e analisar possibilidades.
Ao decidir o que vender no eBay, por exemplo, O’Brien pede a sua assistente virtual para procurar produtos que possam ser lucrativos para revender. “Eu lhe dou alguns sites para visitar, e ela assume a partir daí”, diz ele.
Acompanhamento de mercado
Com tempo limitado para manter-se a par das notícias do mercado, muitas empresas recorrem à assistentes virtuais para ter controle sobre os acontecimentos mais importantes.
Fazer esse acompanhamento, tanto de mercado quanto da concorrência, é fundamental para manter a competitividade e relevância dos produtos e serviços oferecidos.
Muitos executivos também usam as informações da indústria para atualizar seus canais de comunicação com o público e trazer desenvolvimentos interessantes em conversa com clientes e prospects.
Essas são apenas algumas das inúmeras atividades que um assistente virtual pode realizar, tudo depende do que a sua empresa necessita.
O custo X benefício de contratar um profissional para prestar auxílio remoto é imenso e reflete em melhores resultados para o seu negócio e para a sua qualidade de vida.
Com equipe especializada, a Ally Assessoria Virtual oferece várias soluções que atendem às necessidades de profissionais e empresas dos mais variados portes e segmentos.
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Gostaria de obter maiores informações de como é feito o gerenciamento de e-mails? Vcs fazem o mesmo pelo meu e-mail ou é criado um novo?